W pierwszym artykule na temat delegowania zadań się nad tym dlaczego warto delegować zadania. Przytoczyłem kilka zalet delegowania zadań próbując patrzeć na tę rzeczywistość z punktu widzenia pracownika, managera oraz samej firmy. Delegowanie zadań niesie wiele dobrego dla wszystkich tych stron. Dlaczego więc niektórzy managerowie nie delegują zadań? Oto cztery najbardziej powszechne sposoby myślenia, które mają na to wpływ.

Delegowanie zadań jest zbyt czasochłonne

Praca managera nie należy do najłatwiejszych. Trzeba zadbać nie tylko o to, aby własną pracę wykonać jak najlepiej, ale także o to, aby zespół był maksymalnie efektywny. Efektywność zaś często mierzona jest szybkością z jaką dane zadanie zostanie wykonane. Manager, dla którego każda minuta jest na wagę złota, musi odpowiedzieć sobie na pytanie co jest lepsze: wykonanie danego zadania we własnym zakresie, czy też delegowanie go innym. Poświęcenie na niego – relatywnie – mniejszej ilości czasu, czy wchodzenie w czasochłonny proces delegowania.

Niestety, gdy presja czasy jest zbyt duża, manager sam wykonuje zadanie. Myśli sobie: „Będzie szybciej i łatwiej, gdy zrobię to sam/a”. Takie myślenie zdradza jednak pewną krótkowzroczność. Bo przecież przy następnej konieczności wykonania tego samego zadania, znów stanie przed wyborem, co zrobić (wykonać samemu, czy delegować?) i pewnie ponownie – wobec presji czasu – dokona wyboru, aby zadanie wykonać własnymi siłami. Do czego może doprowadzić takie podejście? Do przeciążenia managera i – paradoksalnie – braku efektywności zespołu.

Jeśli jesteś managerem/kierownikiem/przełożonym i nie wiesz jak poradzić sobie z tą blokującą myślą i jej konsekwencjami dla Twojej pracy, mam dla Ciebie małą sugestię. Myśl o delegowaniu zadań nie jak o wydatku czasu i siły, ale inwestycji na przyszłość. Jeśli nauczysz swoich pracowników wykonywania danego zadania to czas, który teraz w to włożysz zwróci się w przyszłości i to w zwielokrotniony sposób.

Nie będę już niezastąpiony/ona

Kolejnym wyzwaniem, z którym w swojej głowie musi się zmierzyć manager jest myśl: „Jeśli nauczę robić to moich pracowników, nie będę już niezastąpiony”. Niektóry managerowie – najzwyczajniej w świecie – boją się o utratę swojego stanowiska. Nie delegują zadań swoim pracownikom, by zachować poczucie, że nikt w ich pracy nie może ich zastąpić.

Czy takie myślenie i taka postawa mają sens? W głowie managera sens jest i to nierzadko obudowany lękiem. Tymczasem wystarczyłoby, aby manager pomyślał o tym jak nabywał swoje umiejętności, albo o tym, że prawdopodobnie przed nim/nią na tym stanowisku ktoś już pracował, i wtedy argument o byciu niezastąpionym pęka jak bańka mydlana. Oczywiście dla firmy wymiana managera to rzecz kosztowna, ale bywają takie sytuacje, że jest to rzecz konieczna. Kiedy pojawiają się takie sytuacje?

No właśnie! Takie sytuacje pojawiają się wtedy, gdy firma (tutaj można wstawić inne pojęcia, np. „prezes”, „zarząd”) zauważa, że manager nie wykazuje wystarczających zdolności do kierowania podległym mu zespołem. Tak, tak, wielu managerów zapomina o tym, że przydatność ich osób na danym stanowisku jest/powinna być oceniania nie ilością pracy, którą wykonują oni sami, ale tym jak pracuje podległy im zespół. Manager wolny od myślenia „Nie deleguję, bo nie chcę przestać być niezastąpiony” pokazuje należytą na tym stanowisku dojrzałość i gotowość do… awansu.

Ja zrobię to najlepiej

Trzecia przeszkoda to myślenie „Ja zrobię to najlepiej”. Tak myślą albo bardzo często doświadczeni managerowie, tacy, którzy to „zęby zjedli” na wykonywanej pracy, albo ci, którzy dopiero rozpoczynają pracę i chcą się wykazać. Argument „ja zrobię to najlepiej” skutkuje tym, że manager nie deleguje zadań, a więc nie edukuje swoich pracowników. „Ja zrobię to najlepiej” powoduje, że manager spala się przeciążony ilością obowiązków, a jego zespół nie wykorzystuje pełni swojego potencjału.

W przekonaniu managera o takim typie myślenia, aby delegował więcej zadań zamiast przyjmować je na siebie powinny pomóc te podobne argumenty jak te przywołane wyżej: 1. Jeśli nauczysz swoich pracowników wysokiej jakości pracy – w przyszłości będziesz mógł swój cenny czas poświęcić na inne, bardziej ambitne zadania; 2. Pamiętaj, że jesteś oceniany jako manager, a nie jako szeregowy pracownik. Manager ma się w firmie wykazać przede wszystkim umiejętnością sprawnego kierowania powierzonym mu zespołem, a nie tylko jakością dobrze wykonanych zadań

Pracownik odmówi wykonania zadania

Wyobraźmy sobie następującą sytuację. Jeszcze niedawno byłeś członkiem zespołu, z jednymi osobami było Ci bardziej po drodze, a z innymi nieco dalej. Z jednymi współpraca układała się znakomicie, a z innymi wymagała dużego wysiłku emocjonalnego. I nagle zostałeś/aś wybrany/a z tego zespołu, aby być jego managerem.

Takie sytuacje się zdarzają i niosą ze sobą wiele obaw. Jedną z nich jest – bardzo realna – obawa, że pracownicy, którzy dotychczas byli kolegami/koleżankami z tego samego poziomu, nie będą chcieli przyjmować zadań, które chcemy im delegować. Nie będą, jeśli my – jako nowi managerowie – będziemy funkcjonować w firmie tak jakby nic się w naszej roli się nie zmieniło. Rola managera wymaga solidnego umocowania, a także kontraktu zespołowego, w którym jego członkowie wspólnie ustalą zasady, których będą przestrzegać. I – być może – pracownikom będzie trzeba przypominać, że nadal jesteśmy ich kolegami, ale też zaczęliśmy być ich przełożonymi i jako tacy mamy prawo, a nawet obowiązek delegowania im zadań i kompetencji.

Jakie są Twoje spostrzeżenia dotyczące blokad w delegowaniu zadań? Z jakimi spotykasz się w swoim miejscu pracy? Jak sobie z nimi radzisz?

W następnym artykule poznamy opory pracowników przed przyjmowaniem nowych odpowiedzialności.

Ty lub Twoja firma potrzebujecie wsparcia?
Poznaj ofertę coachingu i szkoleń

Zapraszam do kontaktu telefonicznego lub mailowego

Kontakt