Umiejętności interpersonalne – czym są i jak je rozwijać?

Umiejętności interpersonalne to kompetencje, dzięki którym skutecznie porozumiewasz się z innymi ludźmi i budujesz z nimi dobre relacje: słuchanie, jasne mówienie, empatia, asertywność, współpraca i rozwiązywanie konfliktów. Można je rozwijać w każdym wieku – tak jak inne umiejętności, przez praktykę, informację zwrotną i ćwiczenie w realnych sytuacjach.

Poniżej znajdziesz listę najważniejszych umiejętności interpersonalnych, sposoby ich rozwijania, ćwiczenia na co dzień oraz wskazówki, jak pokazać je w CV i na rozmowie rekrutacyjnej.

W skrócie

Umiejętności interpersonalne to część kompetencji miękkich, która dotyczy kontaktu z innymi: komunikacja, aktywne słuchanie, empatia, asertywność, współpraca, informacja zwrotna i rozwiązywanie konfliktów. Rozwijasz je najszybciej, gdy wybierasz jedną umiejętność, ćwiczysz ją w codziennych rozmowach i prosisz o informację zwrotną. W pracy pomagają szkolenia z ćwiczeniami oraz coaching, w którym pracujesz na własnych sytuacjach. W CV zamiast ogólników podawaj konkretne przykłady.

Czym są umiejętności interpersonalne?

Umiejętności interpersonalne (ang. interpersonal skills) to zestaw zachowań i nawyków, które sprawiają, że ludzie dobrze się z Tobą komunikują, ufają Ci i chętnie współpracują. Są częścią szerszej grupy kompetencji miękkich – tej, która dotyczy relacji z innymi, a nie np. organizacji własnej pracy.

W odróżnieniu od cech charakteru umiejętności interpersonalne można ćwiczyć. Osoba nieśmiała nie musi stać się duszą towarzystwa, ale może nauczyć się zadawać dobre pytania, słuchać bez przerywania i spokojnie mówić o swoim zdaniu.

Najważniejsze umiejętności interpersonalne – lista

• Aktywne słuchanie – skupienie na rozmówcy, dopytywanie, parafraza, sprawdzanie, czy dobrze rozumiesz.
• Jasna komunikacja – mówienie konkretnie, dopasowanie języka do odbiorcy, spójność słów i mowy ciała.
• Empatia – rozpoznawanie emocji i perspektywy drugiej osoby, także wtedy, gdy się z nią nie zgadzasz.
• Asertywność – wyrażanie swoich potrzeb, opinii i granic z szacunkiem dla siebie i innych.
• Współpraca – dzielenie się informacjami, dotrzymywanie ustaleń, wspieranie innych w zespole.
• Informacja zwrotna – umiejętność udzielania i przyjmowania feedbacku bez ataku i bez obrony.
• Rozwiązywanie konfliktów – nazywanie problemu, szukanie interesów obu stron, dochodzenie do porozumienia.
• Wywieranie wpływu i negocjowanie – przekonywanie argumentami i budowanie rozwiązań, na które zgadzają się obie strony.

Dlaczego umiejętności interpersonalne są ważne w pracy?

Większość zadań w firmie wykonuje się z innymi ludźmi: ustala się priorytety, przekazuje informacje, rozwiązuje problemy klientów. Gdy komunikacja szwankuje, rosną nieporozumienia, napięcia i liczba poprawek. Dlatego pracodawcy w ogłoszeniach tak często wymieniają komunikatywność i umiejętność pracy w zespole.

U menedżera umiejętności interpersonalne są podstawą codziennej pracy: od rozmów z pracownikami, przez komunikację w zarządzaniu zespołem, po trudne rozmowy i negocjacje. Dobre relacje interpersonalne w pracy przekładają się też na atmosferę i chęć zostania w firmie.

Jak rozwijać umiejętności interpersonalne?

1. Wybierz jedną umiejętność

Nie próbuj zmieniać wszystkiego naraz. Zastanów się, która sytuacja najczęściej sprawia Ci trudność: przerywanie innym, unikanie konfliktów, trudność w odmawianiu? Od niej zacznij.

2. Ćwicz w codziennych rozmowach

Wyznacz sobie małe zadania, np. „na każdym spotkaniu zadam jedno pytanie otwarte” albo „zanim odpowiem, streszczę to, co usłyszałem”. Krótkie, powtarzalne próby dają więcej niż jednorazowy wysiłek.

3. Proś o informację zwrotną

Zapytaj zaufaną osobę: „Co robię, gdy się nie zgadzam?”, „Czy mówię jasno?”. Cudze spojrzenie pokazuje to, czego sami nie widzimy.

4. Ucz się na szkoleniu z ćwiczeniami

Na szkoleniu możesz przećwiczyć trudne rozmowy w bezpiecznych warunkach i od razu dostać informację zwrotną od trenera i grupy. Firmy zamawiają takie szkolenia dla całych zespołów, np. szkolenie z komunikacji interpersonalnej.

5. Pracuj z coachem nad własnymi sytuacjami

W coachingu biznesowym pracujesz indywidualnie na konkretnych sytuacjach z Twojej pracy: rozmowie z szefem, napięciu w zespole, trudnym kliencie. Między sesjami wypróbowujesz nowe zachowania i omawiasz efekty.

Ćwiczenia na co dzień

• Parafraza – raz dziennie powtórz własnymi słowami, co powiedział rozmówca, i zapytaj, czy dobrze zrozumiałeś.
• Trzy pytania – w rozmowie zadaj trzy pytania, zanim zaczniesz mówić o sobie.
• Komunikat „ja” – w trudnej sytuacji mów o swoich odczuciach i potrzebach („potrzebuję raportu do piątku”), zamiast oceniać drugą osobę.
• Dziennik rozmów – wieczorem zapisz jedną rozmowę: co poszło dobrze, co zrobisz inaczej następnym razem.

Przykładowa sytuacja: specjalistka w dziale obsługi klienta zauważa, że w rozmowach z reklamującymi klientami szybko przechodzi do tłumaczenia procedur. Przez dwa tygodnie ćwiczy jedną rzecz: najpierw nazywa emocję klienta i streszcza problem, dopiero potem proponuje rozwiązanie. Rozmowy stają się krótsze i spokojniejsze.

Umiejętności interpersonalne w CV i na rozmowie rekrutacyjnej

Hasła typu „komunikatywność” czy „umiejętność pracy w zespole” pojawiają się w prawie każdym CV, więc niewiele mówią rekruterowi. Lepiej pokazać umiejętność przez fakt:

• „Prowadziłem cotygodniowe spotkania zespołu projektowego (8 osób)” zamiast „umiejętności organizacyjne i komunikacyjne”.
• „Obsługiwałam reklamacje kluczowych klientów” zamiast „odporność na stres i komunikatywność”.

Na rozmowie rekrutacyjnej przygotuj dwie–trzy krótkie historie z pracy: sytuacja, Twoje działanie, efekt. Dopasuj je do wymagań z ogłoszenia. Jeśli myślisz o zmianie pracy i chcesz lepiej poznać swoje mocne strony, pomocny może być tekst o rozwoju zawodowym.

Kiedy warto sięgnąć po wsparcie?

Warto, gdy te same sytuacje wracają mimo prób zmiany: konflikty z tymi samymi osobami, trudność w mówieniu „nie”, stres przed wystąpieniami czy rozmowami z przełożonym. Jeśli chcesz popracować nad tym indywidualnie, umów się na bezpłatną konsultację – to 30-minutowa rozmowa online, na której poznamy się i sprawdzimy, czy i jak mogę Ci pomóc. Firmom, które chcą rozwijać te kompetencje w zespołach, proponuję szkolenia z komunikacji.