Czym jest feedback i jak go udzielać oraz przyjmować?

Wiele osób zadaje sobie pytanie co to jest feedback, albo czym jest feedback. W tym artykule odpowiemy na to pytanie. Powiemy czym jest feedback i dlaczego jest ważny. Przedstawimy ogólne zasady skutecznego udzielania informacji zwrotnej. Powiemy jak udzielać feedbacku pozytywnego i jak przyjmować ten negatywny, a na koniec udzielimy wskazówek menedżerom odnośnie przekazywania informacji zwrotnej ich pracownikom.

Kluczowe wnioski

• Feedback jest niezbędny dla rozwoju osobistego i zawodowego.
• Istotne jest rozróżnienie między feedbackiem korygującym a wzmacniającym.
• Skuteczne dawanie feedbacku wymaga konkretności, empatii i otwartości na dialog.
• Przyjmowanie feedbacku korygującego jest równie ważne, jak jego udzielanie i wymaga otwartości na uczenie się.
• Szkolenia z zakresu udzielania i odbierania feedbacku mogą znacząco przyczynić się do poprawy komunikacji i wzrostu efektywności w pracy.

Feedback – co to takiego?

Feedback jest kluczowym elementem procesów zarówno rozwoju osobistego, jak i zawodowego. Stanowi on fundament budowania skutecznej komunikacji, wzmacniania relacji międzyludzkich oraz ułatwia identyfikację obszarów wymagających poprawy. W kontekście biznesowym, jak również w rozwoju osobistym, feedback może być postrzegany z różnych perspektyw. Poniżej przedstawiam trzy definicje feedbacku, które odzwierciedlają jego wielowymiarowy charakter.

1. Feedback jako narzędzie rozwoju kompetencji. Feedback można zdefiniować jako proces, w którym odbiorca (np. pracownik, klient, uczeń) otrzymuje informacje na temat efektów swoich działań w stosunku do określonych standardów, celów lub oczekiwań. Ta informacja ma na celu zwiększenie świadomości własnych mocnych stron i obszarów do rozwoju, co jest fundamentem dla dalszego postępu i doskonalenia się. W tej perspektywie feedback jest nie tylko oceną, ale przede wszystkim wsparciem w procesie uczenia się i rozwoju.
2. Feedback jako element budowania relacji. Z perspektywy socjologicznej i psychologicznej feedback jest również narzędziem budowania i wzmacniania relacji międzyludzkich. Poprzez otwarte i szczerze wyrażanie opinii, zarówno pozytywnych, jak i konstruktywnie krytycznych, tworzy się przestrzeń dla wzajemnego szacunku i zaufania. W takim kontekście, feedback staje się nie tylko sposobem na przekazywanie informacji, ale również środkiem do głębszego zrozumienia drugiej osoby, jej potrzeb, oczekiwań oraz wartości.
3. Feedback jako instrument zarządzania i liderstwa. W kontekście biznesowym, feedback jest kluczowym elementem skutecznego zarządzania i liderstwa. Umożliwia liderom i menedżerom monitorowanie postępów, identyfikowanie sukcesów oraz obszarów wymagających interwencji czy wsparcia. Przekazanie efektywnej informacji zwrotnej motywuje pracowników do dalszego rozwoju, podnosi ich zaangażowanie i poprawia wyniki pracy zespołu. W tym sensie, feedback jest niezbędnym narzędziem w budowaniu kultury organizacyjnej opartej na ciągłym doskonaleniu i wzajemnym wsparciu.

Podsumowując, feedback jest wielowymiarowym narzędziem, które odgrywa kluczową rolę w rozwoju osobistym i zawodowym, budowaniu relacji oraz efektywnym zarządzaniu. Jego skuteczność zależy od wielu czynników, w tym od sposobu przekazania, kontekstu oraz gotowości odbiorcy do przyjęcia i wykorzystania otrzymanych informacji. W praktyce zawodowej jak i osobistej, umiejętność skutecznego udzielania i odbierania feedbacku jest niezbędna do wspierania rozwoju, zarówno indywidualnego, jak i zespołowego.

Feedback pozytywny i feedback negatywny

W kontekście zawodowym i osobistym, feedback jest nieocenionym narzędziem wspierającym rozwój, komunikację i wzmacnianie relacji. W praktyce często mówi się o „feedbacku pozytywnym” i „feedbacku negatywnym„. Jednakże, te nazwy mogą wprowadzać w błąd i nieświadomie szkodzić procesowi przekazywania feedbacku, kojarząc się odpowiednio z pochwałą lub krytyką. Aby uniknąć tych negatywnych konotacji, bardziej adekwatne jest używanie terminów „feedback korygujący” zamiast „negatywny” oraz „feedback wzmacniający” zamiast „pozytywny”. Wyjaśnienie obu terminów pomoże zrozumieć ich znaczenie i zastosowanie w praktyce.

Feedback wzmacniający (dawniej pozytywny)

Feedback wzmacniający skupia się na zachęcaniu i docenianiu osób za ich działania, osiągnięcia lub postawy, które są zgodne z oczekiwaniami lub przynoszą pozytywne rezultaty. Celem tego rodzaju feedbacku jest pokazanie, co zostało zrobione dobrze, aby wzmacniać te pożądane zachowania i motywować do ich kontynuowania. W kontekście zawodowym, feedback wzmacniający może dotyczyć uznania za udany projekt, skuteczną współpracę czy innowacyjne rozwiązanie problemu. W życiu osobistym, może to być wyrażenie wdzięczności za wsparcie, pochwała za osiągnięcia lub docenienie pozytywnego wpływu na innych. Feedback wzmacniający buduje pewność siebie, wzmacnia motywację i podkreśla wartość wkładu jednostki.

Feedback korygujący (dawniej negatywny)

Feedback korygujący, często błędnie nazywany „negatywnym”, ma na celu wskazanie obszarów wymagających poprawy lub zmiany. Zamiast skupiać się na krytyce, feedback korygujący koncentruje się na konstruktywnym przekazie, jak można poprawić działania, zachowania czy wyniki. Kluczowym elementem skutecznego feedbacku korygującego jest jego konstruktywność – powinien on zawierać konkretne przykłady, być oparty na obserwacjach, a także proponować rozwiązania lub możliwości poprawy. W środowisku zawodowym, może to dotyczyć wskazania na potrzebę doskonalenia określonych umiejętności, poprawy komunikacji w zespole czy efektywniejszego zarządzania czasem. W kontekście osobistym, feedback korygujący może pomóc w zrozumieniu, jak nasze działania wpływają na innych i jak możemy poprawić nasze relacje.

Podsumowując, odpowiednie stosowanie feedbacku wzmacniającego i korygującego ma fundamentalne znaczenie w promowaniu rozwoju, budowaniu pozytywnych relacji i osiąganiu celów. Zmiana terminologii z „negatywnego” na „korygujący” i z „pozytywnego” na „wzmacniający” pomaga zachować neutralność emocjonalną i skupić się na celach rozwojowych feedbacku, zamiast na jego emocjonalnym odbiorze. Takie podejście zachęca do otwartości, akceptacji informacji zwrotnej jako narzędzia rozwoju oraz wspiera budowanie kultury ciągłego doskonalenia się.

Inne rodzaje feedbacku

Oprócz powszechnie rozpoznawanych rodzajów feedbacku, takich jak feedback pozytywny i negatywny, istnieją inne rodzaje informacji zwrotnych, które odgrywają istotną rolę w kontekście zawodowym i osobistym. Te różnorodne formy feedbacku pomagają w bardziej zróżnicowanym i kompleksowym podejściu do rozwoju, komunikacji i budowania efektywnych relacji. Oto kilka innych rodzajów feedbacku, które warto rozpoznać i zastosować:

Feedback informacyjny

Feedback informacyjny dostarcza konkretnych, obiektywnych informacji na temat wykonania zadania lub działania, nie zawierając bezpośrednio oceny. Ma na celu wyjaśnienie, jakie działania zostały podjęte, jakie efekty przyniosły i w jaki sposób wpłynęły na ogólny wynik. Dzięki niemu odbiorca może zrozumieć kontekst swoich działań i ich wpływ na większą całość.

Feedback proceduralny

Skupia się na sposobach, metodach lub procedurach wykonania określonego zadania. Wskazuje, czy zadanie zostało wykonane zgodnie z oczekiwanymi standardami, procesami czy wytycznymi. Feedback proceduralny jest szczególnie przydatny w środowiskach, gdzie przestrzeganie określonych procedur jest kluczowe dla sukcesu.

Feedback behawioralny

Koncentruje się na konkretnych zachowaniach odbiorcy feedbacku, a nie na jego osobie czy tożsamości. Pomaga to w identyfikacji i modyfikacji zachowań, które wpływają na wyniki pracy, relacje z innymi czy osobisty rozwój. Feedback behawioralny jest skuteczny, ponieważ zachowania są modyfikowalne i mogą być przedmiotem celowych zmian.

Feedback rozwojowy

Ten rodzaj feedbacku skupia się na długoterminowym rozwoju odbiorcy, wskazując na obszary, gdzie rozwój mógłby przynieść największe korzyści. Feedback rozwojowy często obejmuje sugestie dotyczące możliwości szkoleniowych, kursów czy innych działań, które mogą wspierać rozwój osobisty i zawodowy.

Feedback 360 stopni

Jest to kompleksowa forma feedbacku, gdzie informacje zwrotne są zbierane od wielu źródeł, w tym od przełożonych, współpracowników, podwładnych i czasami klientów. Feedback 360 stopni daje pełniejszy obraz zachowań, umiejętności i efektów pracy odbiorcy, umożliwiając bardziej zrównoważoną ocenę.

Feedback spontaniczny

Odnosi się do nieformalnych, często ad hoc, form informacji, które mogą pojawić się w codziennych interakcjach. Może być bardzo wartościowy, ponieważ jest bezpośredni i aktualny, ale wymaga wysokiej umiejętności komunikacyjnej, aby był skuteczny i przyjęty w konstruktywny sposób.

Rozumienie i stosowanie różnych rodzajów feedbacku umożliwia bardziej elastyczne i skuteczne wspieranie rozwoju, zarówno na poziomie osobistym, jak i zawodowym. Każdy rodzaj ma swoje miejsce i zastosowanie, a ich odpowiednie używanie może znacząco przyczynić się do budowania pozytywnych relacji, efektywności pracy i osobistego wzrostu.

Kup ebook nt. feedbacku

Dlaczego feedback jest ważny w firmie?

Feedback jest kluczowy w procesie rozwoju i dążenia do realizacji celów niemalże każdej firmy. Umożliwia on właścicielom firmy, kadrze zarządzającej, a także pracownikom rozwijanie swoich umiejętności, co prowadzi do poprawy jakości produktów lub usług oraz zwiększenia lojalności klientów. Dlaczego jest tak ważny? Oto pięć kluczowych powodów:

1. Umożliwia identyfikację mocnych i słabych stron

Przez regularne uzyskiwanie feedbacku, firma jest w stanie zidentyfikować obszary, w których należy się skupić w rozwoju poszczególnych osób i całych zespołów, co – z kolei – prowadzi do poprawy jakości produktów lub usług oraz wydajności pracowników.

2. Pomaga w rozwijaniu kompetencji pracowników

Dotyczy to kompetencji, zarówno twardych jak i miękkich. Uzyskanie feedbacku na temat swojej pracy, a także postawy umożliwia pracownikom zrozumienie, w których obszarach powinni się rozwijać, co z kolei prowadzi do poprawy jakości ich pracy.

3. Poprawia komunikację w firmie

Regularnie dawany i przyjmowany feedback zdecydowanie poprawia komunikację w firmie. Przez regularne uzyskiwanie feedbacku, pracownicy są w stanie lepiej zrozumieć swoje role i cele, co przyczynia się do poprawy ich zaangażowania w pracę oraz do zwiększenia efektywności ich działań. Kadra zarządzająca otrzymuje cenne informacje o wyzwaniach, które stoją przed pracownikami. Pracownicy zaś wiedzą jakie są oczekiwania osób zarządzających. Dzięki temu można uniknąć wielu błędów.

4. Motywuje pracowników

Ważnym aspektem feedbacku jest aspekt motywujący. Feedback motywuje pracowników do osiągania lepszych wyników. Uzyskanie informacji zwrotnej na temat swojej pracy umożliwia pracownikom lepsze zrozumienie, w których obszarach należy się rozwijać, co z kolei prowadzi do poprawy jakości ich pracy i motywacji do osiągania lepszych wyników.

5. Zwiększa lojalność klientów

Feedback umożliwia firmie zwiększenie lojalności klientów poprzez wprowadzanie pozytywnych zmian w produkcie lub usłudze. Uzyskiwanie feedbacku od klientów umożliwia firmie zrozumienie ich potrzeb i oczekiwań, co pozwala na wprowadzanie pozytywnych zmian w produkcie lub usłudze.

Jak skutecznie przekazywać tzw. feedback negatywny?

Konstruktywny feedback korygujący jest nieodłącznym elementem efektywnej komunikacji i zarządzania w środowisku zawodowym oraz osobistym. Aby był on skuteczny, musi być przekazywany w sposób konstruktywny, z uwzględnieniem zarówno potrzeb osoby odbierającej feedback, jak i celów, które ma on realizować. Poniższe zasady pomagają w kształtowaniu odpowiedniego podejścia do przekazywania trudnych informacji, minimalizując jednocześnie negatywne emocje i promując otwartość na zmianę.

Zasady skutecznego przekazywania feedbacku korygującego

• Bądź konkretny i opieraj się na faktach. Zamiast ogólnikowych stwierdzeń, skup się na konkretnych przykładach zachowań lub sytuacji, które wymagają zmiany. Ułatwi to zrozumienie i zaakceptowanie feedbacku.
• Unikaj oceniania. Skoncentruj się na zachowaniach i ich wpływie, a nie na ocenie osoby. Używaj języka opisowego, unikając etykietowania.
• Dostosuj do odbiorcy. Weź pod uwagę indywidualny styl przyjmowania feedbacku oraz emocje odbiorcy. Dostosowanie tonu i formy przekazu może zwiększyć skuteczność komunikatu. Uwzględnij wiedzę dotyczącą typologii osobowości DISK.
• Zadbaj o relację.  Rozpocznij od pozytywnego aspektu i od tego, co łączy Cię z odbiorcą,  następnie przedstaw obszar do poprawy i zakończ kolejnym pozytywnym elementem. To pomaga zachować pozytywną atmosferę i otwartość na dialog.
• Bądź bezpośredni, ale empatyczny. Wyrażaj swoje myśli jasno, unikając niepotrzebnego owijania w bawełnę, ale jednocześnie bądź wrażliwy na emocje drugiej osoby.
• Zaproponuj rozwiązania lub wsparcie. Zamiast ograniczać się do wskazania problemu, zaoferuj pomoc w znalezieniu rozwiązania lub podaj przykłady, jak można dokonać zmiany.
• Zachęcaj do dialogu. Feedback powinien być dwustronną komunikacją. Zachęcaj odbiorcę do zadawania pytań, wyrażania własnych opinii i proponowania rozwiązań.
• Określ oczekiwania i ustal cele. Jasno zdefiniuj, czego oczekujesz po wprowadzeniu zmian i jakie cele powinny zostać osiągnięte dzięki korygowaniu wskazanych zachowań.

Pamiętaj, że kluczem do skutecznego feedbacku korygującego jest budowanie relacji opartej na zaufaniu i wzajemnym szacunku. Przekazywanie trudnych informacji w sposób konstruktywny i wspierający rozwój jest sztuką, która wymaga praktyki i empatii. Stosowanie się do powyższych zasad może pomóc w przekształceniu feedbacku korygującego w wartościowe narzędzie rozwoju, zarówno dla osób indywidualnych, jak i zespołów.

Jak przyjmować tzw. feedback negatywny?

Przyjmowanie feedbacku korygującego, często niesłusznie określanego jako „negatywny”, jest równie ważne co jego udzielanie. Odpowiednie przyjęcie i wykorzystanie krytycznej informacji może znacząco przyczynić się do osobistego rozwoju, poprawy wyników pracy i budowania zdrowych relacji zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Poniżej przedstawiam kluczowe zasady, które pomogą skutecznie przyjmować feedback korygujący:

1. Zachowaj spokój i otwartość

• Nie reaguj emocjonalnie. Staraj się kontrolować pierwszą emocjonalną reakcję. Pamiętaj, że feedback jest narzędziem rozwoju, a nie osobistym atakiem.
• Słuchaj aktywnie. Zamiast od razu się bronić, uważnie słuchaj. To pokazuje, że szanujesz opinię drugiej osoby i jesteś otwarty na rozwój.

2. Zrozum intencje i kontekst

• Pytaj o przykłady. Jeśli feedback nie jest dla Ciebie jasny, poproś o konkretne przykłady. Pomoże Ci to lepiej zrozumieć kwestie wymagające poprawy.
• Zidentyfikuj główne punkty. Skup się na kluczowych aspektach feedbacku, które mogą przyczynić się do Twojego rozwoju.

3. Oceń feedback i zidentyfikuj obszary do pracy

• Rozważ obiektywnie. Oddziel fakty od opinii i zastanów się, jak feedback wpisuje się w Twoje cele rozwojowe.
• Zidentyfikuj obszary do poprawy. Na podstawie otrzymanej informacji, określ, które umiejętności lub zachowania wymagają zmiany.

 4. Przyjmij odpowiedzialność i działaj

• Akceptuj odpowiedzialność. Przyznanie się do błędów jest znakiem dojrzałości i gotowości do rozwoju.
• Stwórz plan działania. Opracuj strategię, jak zamierzasz pracować nad wskazanymi obszarami. Może to obejmować szkolenia , prośbę o dodatkowy feedback lub ustalenie konkretnych celów rozwojowych.

5. Bądź wdzięczny za feedback

• Wykaż wdzięczność. Podziękowanie za feedback, nawet jeśli był trudny do przyjęcia, pokazuje Twoją profesjonalność i chęć do rozwoju.
• Utrzymuj pozytywne nastawienie. Podejdź do feedbacku jako do okazji do nauki i rozwoju, a nie jako do krytyki.

6. Monitoruj postępy i utrzymuj komunikację

• Śledź swoje postępy. Regularnie oceniaj, jak idzie Ci praca nad otrzymanymi uwagami.
• Informuj o swoich postępach. Dziel się swoimi sukcesami i wyzwaniami z osobą, która udzieliła Ci feedbacku. To buduje relacje i pokazuje Twoje zaangażowanie w proces rozwoju.

Przyjmowanie feedbacku korygującego wymaga pokory, otwartości i gotowości do pracy nad sobą. Pamiętaj, że każdy otrzymany feedback jest okazją do nauki i samodoskonalenia. Przystępując do tego procesu z pozytywnym nastawieniem, możesz przekształcić nawet najtrudniejszy feedback w cenny krok na drodze do osiągnięcia swoich celów zawodowych i osobistych.

Feedback wzmacniający, znany również jako pozytywny feedback, jest równie ważny w procesie rozwoju osobistego i zawodowego jak feedback korygujący. Jego głównym celem jest wzmocnienie pożądanych zachowań, umiejętności lub wyników przez podkreślenie tego, co zostało zrobione dobrze. Właściwe udzielanie i przyjmowanie feedbacku wzmacniającego może znacząco przyczynić się do budowania pozytywnego środowiska pracy, motywacji oraz zwiększenia efektywności i satysfakcji.

Jak udzielać i przyjmować tzw. feedback pozytywny?

Poniżej znajdziesz 8 wskazówek dotyczących udzielania i przyjmowania feedbacku wzmacniającego.

Jak udzielać feedbacku wzmacniającego?

1. Bądź szczery i konkretny. Skoncentruj się na konkretnych zachowaniach lub wynikach.  Wyrażaj uznanie za specyficzne działania lub osiągnięcia, co sprawi, że feedback będzie bardziej wartościowy. Unikaj ogólników. Zamiast mówić „dobrze zrobione”, wskazuj dokładnie, co było dobre i dlaczego.
2. Podkreśl wpływ. Wyjaśnij, jak działanie wpłynęło na zespół, projekt czy cel. Pokazanie, że działania mają pozytywne konsekwencje, wzmacnia ich wartość.
3. Użyj bezpośredniej komunikacji. Mów bezpośrednio do osoby. Bezpośrednia komunikacja sprawia, że feedback jest bardziej osobisty i efektywny. Wyrażaj autentyczne uznania. Pochwała ma większą wartość, gdy jest wyrażona szczerze.
4. Zachęcaj do dalszych działań. Podkreślaj, jak pożądane zachowania lub wyniki mogą być podstawą do dalszego rozwoju i nowych osiągnięć.

Jak przyjmować wzmacniający feedback?

1. Słuchaj uważnie. Doceniaj uwagę. Aktywne słuchanie pokazuje, że cenisz wysiłek i czas poświęcony na udzielenie feedbacku.
2. Akceptuj pochwałę. Unikaj pomniejszania swoich osiągnięć. Przyjmowanie komplementów z wdzięcznością jest znakiem profesjonalizmu i dojrzałości.
3. Zadawaj pytania. Pytaj o szczegóły. Zrozumienie, co dokładnie zostało pozytywnie ocenione, może pomóc w dalszym rozwoju tych aspektów.
4. Wykorzystaj feedback do rozwoju. Rozważ, jak możesz wykorzystać pozytywne aspekty w innych obszarach**: Feedback wzmacniający może być punktem wyjścia do dalszego doskonalenia się.

Udzielenie i przyjęcie feedbacku wzmacniającego jest ważnym elementem budowania pozytywnej dynamiki w zespole, promowania wzrostu i utrzymania motywacji. Pamiętaj, że feedback, zarówno korygujący, jak i wzmacniający, jest narzędziem rozwoju, a jego efektywne wykorzystanie może przynieść znaczące korzyści zarówno na poziomie indywidualnym, jak i zespołowym.

Podsumowanie

Zrozumienie i stosowanie skutecznego feedbacku, zarówno korygującego, jak i wzmacniającego, jest kluczowe dla rozwoju osobistego i zawodowego. Odpowiednie wykorzystanie tej umiejętności przyczynia się do budowania pozytywnych relacji, wzmacniania motywacji oraz promowania kultury ciągłego doskonalenia. To narzędzie umożliwia nie tylko efektywną komunikację, ale także wspiera proces wzajemnego zrozumienia i wspólnego rozwoju w środowisku pracy.

Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą szkoleń dla firm i sesji business coachingu, które są skoncentrowane na rozwijaniu kompetencji związanych z udzielaniem i odbieraniem feedbacku. Nasze programy są zaprojektowane, aby pomóc liderom i zespołom maksymalizować ich potencjał przez budowanie efektywnych strategii komunikacji i wspieranie rozwoju zawodowego. To inwestycja w rozwój osobisty i zawodowy, która przynosi długoterminowe korzyści zarówno dla pracowników, jak i całej organizacji.