Matryca Eisenhowera – macierz do planowania i organizowania

Na szkoleniach z zarządzania czasem uczę jak efektywnie planować każdy swój dzień, a jednym z narzędzi, które w tym pomagają jest matryca Eisenhowera. Jestem ogromnym fanem tego rozwiązania. Na jednym ze szkoleń przedstawiałem je uczestnikom z taką pasją, że matrycę zaczęli nazywać matrycą Wiktora. No, cóż… Miłe to, ale niestety to nie ja wymyśliłem tę macierz, ale pewien bardzo znany prezydent USA. Zapraszam Cię do poznania narzędzia, które pomoże Ci zapanować nad zadaniami i zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Twórca matrycy

Jak pewnie się domyślacie nazwa matrycy pochodzi od nazwiska jej twórcy, a twórcą był nie byle kto, bo 34 prezydent Stanów Zjednoczonych Dwight Eisenhower (prezydentura 1953-1961). To właśnie ten prezydent zapisał się w historii USA i świata między innymi jako inicjator programu DARPA, który zapoczątkował Internet, twórca NASA, dzięki której możliwy był podbój kosmosu oraz przyjęciem do Stanów Zjednoczonych Alaski oraz Hawajów, które ostatecznie ukształtowały terytorium USA. Te i inne osiągnięcia były możliwe dzięki niezwykłej organizacji czasu Eisenhowera. To on właśnie umiejętnie potrafił rozróżniać to co ważne od tego co pilne. Mawiał: „To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”. Przyjrzyjmy się koncepcji, którą stworzył i zobaczmy jak można ją zastosować w pracy i codziennym życiu.

Lista zadań – zanim stworzysz własną matrycę Eisenhowera

Każdego dnia stajemy przed wykonaniem różnych obowiązków. Dotyczy to zarówno pracy zawodowej, jak i życia domowego: dokończenie ważnego projektu, uregulowanie faktury, zapłacenie rachunków za prąd, gaz i ogrzewanie, zakupy i mnóstwo innych różnych rzeczy. Czasem jest ich tak wiele, że niektóre z nich umykają. Innym razem coś staje się tak pilnego, że musimy „ugasić pożar”, żeby nie stało się coś gorszego.

Ludzie, którym zależy na jak najlepszej efektywności poświęcają czas na planowanie tworząc listy zadań, którymi muszą się zająć. Niektórzy robią to na bieżąco zapisując na kartce lub w odpowiedniej aplikacji rzeczy, którymi muszą się zająć. Inni poświęcają na to czas rano lub wieczorem, a jeszcze inni raz w tygodniu. Ja osobiście preferuję ten pierwszy sposób i sam posługuję się jedną z aplikacji w moim smartfonie. Zawsze wtedy, kiedy przychodzi mi do głowi coś do zrobienia wpisuję to w odpowiednim miejscu, żeby nie musieć o tym pamiętać. Tak powstaje lista zadań, którymi muszę się zająć.

Ważne? Pilne?

Samo zrobienie listy zadań nie wystarczy. Następnym krokiem musi być przejrzenie spraw do załatwienia i nadanie im odpowiednich priorytetów. Tutaj właśnie warto posłużyć się matrycą Eisehnowera. To właśnie ten produktywny prezydent Stanów Zjednoczonych dzielił zadania na cztery kategorie. W pierwszej (A) umieszczał sprawy, które były zarówno ważne, jak i pilne (tymi zajmował się osobiście). Druga kategoria (B) obejmowała – sprawy ważne, ale nie pilne (te wszystkie, których wykonanie mogło poczekać na stosowny moment). Trzecia (C) – sprawy nieważne, ale pilne (te delegował swoim współpracownikom), a w czwartej (D) wpisywał te nieważne i niepilne (tymi zupełnie się nie przejmował).

Matryca (macierz) Eisenhowera – Wiktor Tokarski

Jak ustalać priorytety?

Ustalanie priorytetów, czyli umieszczanie zadań w odpowiednich kategoriach nie jest sprawą łatwą i początkowo może nastręczać wiele trudności. Osobom początkującym trudno jest oddzielić sprawy ważne i pilne od tych, które są ważne, ale już nie są pilne. Nieco bardziej zaawansowani w zarządzaniu swoim czasem mają często problem z trzecią kategorią, a mianowicie sprawami, które są ważne i niepilne, a więc tymi wszystkimi, które możemy i powinniśmy (!) delegować innym. Przy umieszczaniu zadań w poszczególnych ćwiartkach matrycy, należy kierować się zdrowym rozsądkiem i własną hierarchią wartości. To my najlepiej wiemy, co jest dla nas ważne i pilne. Nikt za nas tego nie zrobi. Dlatego jedyne co mogę zrobić w tej sytuacji to podzielić się z Wami moją własną listą zadań do zrobienia w najbliższych dniach, aby potem pokazać jak wygląda moja matryca Eisenhowera na konkretny dzień.

Moja lista zadań

Na mojej liście zadań na najbliższe dni znalazły się następujące rzeczy:

• zapłacić podatek VAT;
• zarobić zakupy żywieniowe;
• przygotować materiały na Fb;
• odpowiedzieć na zaległe komentarze i wiadomości na Fb;
• przygotować dokumentację do coachingu rodzicielskiego;
• wizyta u fryzjera;
• odpisanie na maila Bożenki;
• przygotowanie kolejnego artykułu na bloga;
• napisanie raportu po szkoleniu
• odebranie odpisu dyplomu doktorskiego z Lublina;
• przygotować pudła do przeprowadzki
• zacząć pakować rzeczy;
• kupić nowy komplet pościeli;
• obejrzeć kolejny odcinek serialu;
• sprawdzić zwolnienia z VATu za coaching rodzicielski.

Moja matryca Eisenhowera

Przykładowa macierz Eisenhowera – Wiktor Tokarski

A teraz spójrzmy jak te zadania uporządkowane zgodnie z moimi priorytetami. Załóżmy, że jest to matryca przygotowana na dzień 21 sierpnia.

A. WAŻNE I PILNE (ZRÓB) – przygotować materiały na Fb – przygotować dokumentację do coachingu rodzicielskiego

B. WAŻNE, ALE NIE PILNE (ZAPLANUJ) – zapłacić podatek VAT (do 25 sierpnia) – odpowiedzieć na zaległe komentarze i wiadomości na Fb (najlepiej w tym tygodniu) – wizyta u fryzjera (koniecznie w tym tygodniu) – odpisanie na maila Bożenki (do 25 sierpnia) – przygotowanie kolejnego artykułu na bloga (do 25 sierpnia) – napisanie raportu po szkoleniu (do 23 sierpnia) – przygotować pudła do przeprowadzki (do 27 sierpnia) – zacząć pakować rzeczy (do 29 sierpnia) – kupić nowy komplet pościeli (do końca sierpnia)

C. NIEWAŻNE, ALE PILNE (DELEGUJ) – zrobić zakupy żywieniowe (dostawa Tesco) – odebranie odpisu dyplomu doktorskiego z Lublina (poprosić znajomych z Lublina) – sprawdzić zwolnienia z VATu za coaching rodzicielski (poprosić księgowego)

D. NIEWAŻNE I NIEPILNE (WYELIMINUJ) – obejrzeć kolejny odcinek serialu

A. Ważne i pilne

Pewnie zauważyliście, że w pierwszej ćwiartce oznaczonej literą „A” znajdują się zaledwie dwa zadania do wykonania w poniedziałek 21 sierpnia. Przygotowanie materiałów do mediów społecznościowych oraz dokumentacji coachingu rodzicielskiego, który będę prowadzić za kilka dni, zajmie mi kilka godzin. Są to sprawy ważne i pilne. Jedna i druga wymagają tego, aby zająć się nimi w wyznaczonym przeze mnie terminie. Jeśli tego dnia zostanie mi jeszcze czas na inne sprawy wówczas sięgnę do kategorii „B” i zajmę się jakąś kolejną ważną, ale już nie tak pilną sprawą.

B. Ważne, ale niepilne

W ćwiartce „B” zapisałem wszystkie te sprawy, które są ważne, ale nie wymagają natychmiastowego się nimi zajęcia. Zarówno zrobienie przelewu do Urzędu Skarbowego (podatek VAT), jak choćby napisanie raportu po szkoleniu to sprawy ważne, ale na nie mam nieco więcej czasu. Przy każdym z tych zadań, w nawiasach, zapisałem deadline’y, a więc granice czasowe, których przekroczyć nie mogę. Przygotowując matrycę na kolejne dni będę sprawdzał wszystko co jest w kategorii „B” i jeśli okaże się, że termin wykonania jakiegoś zadania z tej ćwiartki zbliża się do końca, wówczas w nowej matrycy zadanie zostanie przepisane do kategorii „A”, czyli do zadań ważnych i pilnych.

C. Nieważne, ale pilne

W trzeciej ćwiartce („C”) umieściłem te rzeczy, które wprawdzie są pilne, ale nie aż tak, abym musiał się nimi zajmować ja sam. Tutaj umieszczam te sprawy, w których wykonaniu mogę posłużyć się innymi osobami. Dlatego właśnie zorientuję się czy odpis mojego dyplomu doktorskiego muszę odebrać sam, czy mogę poprosić o to kogoś z moich znajomych w Lublinie. Jeśli ta opcja będzie wchodziła w rachubę to zwrócę się do kogoś z nich z prośbą o udanie się na uczelnie i przesłanie mi dokumentu do Rzeszowa. Jak zauważyliście tutaj tez umieściłem sprawę dotyczącą zwolnienia z VATu i choć mógłbym tą kwestię zbadać sam, to jednak poproszę o to pana Michała, mojego księgowego. Prawdopodobnie tak też rozwiążę sprawę zakupów. Zrobię zamówienie online i poczekam na dostarczenie ich do domu.

D. Nieważne i niepilne

W ostatniej części, oznaczonej literką „D” umieściłem tylko jedną sprawę. To jest taka rzecz, którą bez szkody dla siebie i wykonywanej przeze mnie pracy, mogę usunąć z mojego harmonogramu.

Kiedy tworzyć własną matrycę Eisenhowera

Matrycę Eisenhowera warto przygotowywać codziennie. Można robić to wieczorem dnia poprzedzającego wykonywanie zadań, albo wcześnie rano, zanim przystąpimy do działania. Zaletą wieczornego planowania jest to, że mamy na nie więcej czasu. Niektóre osoby rekomendują tę właśnie porę twierdząc, że po solidnym zaplanowaniu wszystkiego śpią spokojniej i głębiej. Inni wolą planować rano argumentując to tym, że ich umysł jest wypoczęty i świeży. Nie chcę rekomendować żadnej pory, bo uważam, że każdy znajdzie tę właściwą dla siebie.

O czym nie zapominać

I jeszcze jedna ważna kwestia. Przy planowaniu wykonywania zadań należy zachować elastyczność. Czasem wypadną nam różne niespodziewane sytuacje i pojawią się naglące sprawy, którymi musimy zająć się jako pierwszymi. Myślę, że nikomu nie trzeba tłumaczyć, że choroba kogoś bliskiego, czy pęknięta rura w łazience są ważniejsze niż terminowe zapłacenie podatku VAT, czy przygotowanie dokumentacji poszkoleniowej. Bądźmy więc roztropni i elastyczni. Matryca ma służyć nam, a nie my jej. Planowanie i organizowanie czasu ma nam ułatwiać życie, a nie stać się kolejnym ciężarem nie do zniesienia.

Aplikacje, które obsługują macierz Eisenhowera

W dobie cyfryzacji, wiele narzędzi do zarządzania czasem i zadaniami przeniosło się do sfery online, oferując użytkownikom wygodne i intuicyjne aplikacje. Wśród nich znajdują się aplikacje obsługujące matrycę Eisenhowera, narzędzie do efektywnego zarządzania czasem. Aplikacja „Ike” to mobilne narzędzie dedykowane właśnie tej metodyce. Z kolei „Todoist”, popularna aplikacja do zarządzania zadaniami, również oferuje możliwość wykorzystania matrycy Eisenhowera. Inną aplikacją jest „My Effectiveness Habits”, która pomaga zwiększyć produktywność, obsługując równocześnie matrycę Eisenhowera. „Evernote” proponuje darmowy szablon matrycy Eisenhowera do Excela, a „Asana” umożliwia klasyfikację zadań według stopnia ich pilności lub ważności, zgodnie z tą metodą. Wybór odpowiedniej aplikacji zależy od indywidualnych preferencji użytkownika, ale wszystkie te narzędzia oferują wsparcie w efektywnym zarządzaniu czasem za pomocą matrycy Eisenhowera.