Jak przygotować expose szefa? Wskazówki dla managera

Przywództwo w biznesie to nie tylko umiejętność zarządzania zasobami i podejmowania decyzji. To także zdolność do komunikacji i budowania relacji z zespołem. Jednym z kluczowych narzędzi, które pomagają w tym procesie, jest expose szefa. W tym artykule dowiesz się, czym jest expose szefa, jakie elementy powinno zawierać, kiedy jest potrzebne i jak je przygotować. Poznasz też pięć przykładów expose menedżerów będących w różnych sytuacjach. 

Czym jest expose szefa?

Expose szefa to szczególny rodzaj wystąpienia, które ma na celu przedstawienie przez menedżera swojej osoby, wartości, zasad współpracy i oczekiwań wobec zespołu. Jest to swoisty „manifest” lidera. Pozwala on na lepsze zrozumienie jego stylu zarządzania, priorytetów i kierunku, w którym szef chce prowadzić zespół.

Exposé szefa jest nie tylko prezentacją samego menedżera, ale również okazją do zdefiniowania kultury pracy w zespole. Szef, poprzez wyrażenie swoich wartości i oczekiwań, kształtuje atmosferę i standardy pracy. Te zaś mają bezpośredni wpływ na efektywność i satysfakcję z pracy członków zespołu.

Co powinno zawierać expose szefa?

Expose szefa powinno zawierać kilka kluczowych elementów:

1. Przedstawienie się i nazwanie intencji. Szef powinien przedstawić swoje doświadczenie, wykształcenie i nazwać swoje intencje. Intencje powinny być pozytywne i skupione na współpracy.
2. Określenie i wyjaśnienie wartości. Menedżer powinien mówić o wartościach, które są dla niego ważne. Mogą to być, np. współpraca, szczerość, przyznawanie się do błędów czy wzajemna pomoc. Przy każdej wartości powinien wyjaśnić, jak ją rozumie.
3. Określenie zasad współpracy. Szef powinien mówić o tym, jakich zachowań nie zamierza tolerować, a jakie zachowania są mile widziane i jakie będą doceniane przez niego.
4. Określenie zakresu wsparcia. Szef powinien określić, na jaką pomoc z jego strony mogą liczyć pracownicy. Warto by dodał jak mogą go prosić o wsparcie i w jakich sytuacjach.
5. Zakończenie expose. Szef powinien dać możliwość zadania pytań, aby mógł doprecyzować swoje zasady.

Każdy z tych elementów zostanie omówiony w dalszej części artykułu.

W jakich sytuacjach menedżer powinien wygłosić expose?

Exposé szefa jest niezwykle istotne w kilku kluczowych momentach w życiu zespołu. Poniżej przedstawiamy szczegółowo te sytuacje:

–        menedżer tworzy nowy zespół. Kiedy powstaje nowy zespół, członkowie grupy muszą poznać swojego lidera, zrozumieć jego oczekiwania i zasady, które będą obowiązywać w pracy. Expose szefa jest idealnym narzędziem do przekazania tych informacji w sposób jasny i zrozumiały dla wszystkich;

–        nowy menedżer rozpoczyna zarządzanie istniejącym zespołem. Przyjście nowego szefa to zawsze moment niepewności dla zespołu. Expose pozwala nowemu liderowi na przedstawienie się, wyjaśnienie swojego stylu zarządzania i oczekiwań, co pomaga zespołowi lepiej zrozumieć i zaakceptować zmiany;

–        członek zespołu awansuje do roli osoby zarządzającej. Kiedy członek zespołu awansuje na stanowisko lidera, jego relacje z pozostałymi członkami grupy ulegają zmianie. Expose szefa pozwala na jasne określenie nowych ról i oczekiwań, co pomaga uniknąć nieporozumień i konfliktów;

–        do zespołu dołącza nowy pracownik. Nowy pracownik musi szybko zrozumieć kulturę pracy w zespole, zasady i oczekiwania szefa. Expose szefa jest doskonałym narzędziem do przekazania tych informacji w sposób zorganizowany i skondensowany;

–        firma lub szef zmieniają hierarchię wartości lub priorytety działania. Kiedy firma lub szef decyduje się na zmianę wartości lub priorytetów, ważne jest, aby zespół zrozumiał te zmiany i ich konsekwencje. Expose szefa pozwala na jasne i zrozumiałe przekazanie tych informacji.

Jak przygotować się do wygłoszenia expose?

Przygotowanie do wygłoszenia exposé to proces, który wymaga od menedżera przemyślenia kilku kluczowych kwestii. Poniżej przedstawiamy te kroki w szczegółach:

1. Najpierw określ swoje wartości w pracy

Pierwszym krokiem jest określenie wartości, które są dla menedżera najważniejsze w kontekście pracy. Mogą to być na przykład: uczciwość, odpowiedzialność, innowacyjność, współpraca czy szacunek. Wartości te będą stanowić fundament dla zasad współpracy w zespole. Dlatego właśnie powinny być dobrze przemyślane i odzwierciedlać prawdziwe przekonania menedżera. Wpisz swoje wartości i uszereguj je od najważniejszej. Sugerujemy wypisanie od 6 do 10 najważniejszych wartości.

2. Zdefiniuj (opisz) swoje wartości tak, aby były zrozumiałe dla Twoich pracowników

Ważne jest, aby menedżer zastanowił się nad tym jak rozumie każdą ze swoich wartości. Nie wystarczy powiedzieć „cenię sobie współpracę zespołową”, ale należy przemyśleć co dokładnie przez to rozumiemy. Każdy z pracowników może mieć swoje indywidualne rozumienie współpracy zespołowej, dlatego powinno się im wyjaśnić jak tę wartość rozumie menedżer. Aby sobie pomóc w zdefiniowaniu każdej wartości można posłużyć się pytaniami. Oto przykładowe: „Czym jest dla mnie wartość X?”, „Po czym poznam, że wartość X jest realizowana w zespole?”, „Co jest zaprzeczeniem wartości X?”.

3. Określ jakie zasady mają obowiązywać Twoich pracowników

Na podstawie zdefiniowanych wartości, menedżer powinien następnie określić zasady współpracy. Powinien jasno zdefiniować, jakie zachowania są dla niego akceptowalne, a jakie nie. Powinien również określić, jakie zachowania są mile widziane i jakie będą doceniane przez niego. Zasady te powinny być jasne, konkretne i zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu. Przygotowanie tej części expose jest kluczowe.

4. Powiedz na jakie Twoje wsparcie mogą liczyć pracownicy

Kolejnym istotnym elementem przygotowania do wygłoszenia expose jest zdefiniowanie, w jaki sposób menedżer może wspierać swoją drużynę. Szef powinien określić, w jakich sytuacjach i w jaki sposób pracownicy mogą prosić go o pomoc. Może to obejmować wsparcie w rozwiązywaniu problemów, pomoc w rozwoju zawodowym, czy wsparcie w konfliktowych sytuacjach. Ważne jest, aby menedżer był dostępny dla swojego zespołu i gotowy do udzielenia pomocy, gdy jest to potrzebne. Trzeba jednak pamiętać, aby lider nie wyręczał członków swojego zespołu w tym, czym oni mogą zająć się bez jego pomocy. W tym kontekście,  powinien on również zdefiniować, jakie są granice jego wsparcia, aby uniknąć nieporozumień i niewłaściwych oczekiwań.

Obejrzyj nagranie, pt. „Jak przygotować expose szefa?”. Dalsza część artykułu znajduje się pod filmem.

Jak powinno wyglądać expose szefa?

Expose szefa to kluczowy element komunikacji między liderem a zespołem. Powinno być jasne, konkretnie i zrozumiałe dla wszystkich członków zespołu. Poniżej przedstawiamy, jak powinny wyglądać poszczególne elementy expose wraz z przykładami:

1. Przedstawienie się i nazwanie intencji

Na początku expose, szef powinien przedstawić swoje doświadczenie, wykształcenie i nazwać swoje intencje związane z wygłoszeniem expose. Na przykład, menedżer może powiedzieć: „Nazywam się Jan Kowalski, jestem absolwentem Wydziału Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego i mam 10-letnie doświadczenie w zarządzaniu zespołami. Spotkaliśmy się dzisiaj, abym przedstawił Wam moje wartości i zasady, którymi będę się kierował w naszym zespole. Chcę, aby każdy z Was miał jasność odnośnie tego, co jest dla mnie ważne i w jaki sposób będziemy wspólnie pracować. Chcę, abyście czuli się bezpiecznie i dlatego przedstawiam Wam moje expose”.

2. Określenie i wyjaśnienie wartości

Szef powinien mówić o wartościach, które są dla niego ważne i wyjaśnić, jak je rozumie. Wartości te stanowią fundament dla kultury pracy w zespole. Mają też  bezpośredni wpływ na to, jak członkowie zespołu będą ze sobą współpracować i jak będą podejmować decyzje.

Przykładowo, jeśli menedżer uważa współpracę za kluczową wartość, może to wyglądać tak: „Dla mnie jedną z najważniejszych wartości jest współpraca. Rozumiem ją jako gotowość do dzielenia się swoją wiedzą i umiejętnościami. Jest to też gotowość do pomagania innym, kiedy tego potrzebują, i do pracy razem nad osiągnięciem wspólnych celów. Wierzę, że tylko poprzez efektywną współpracę możemy osiągnąć najlepsze wyniki. Oczekuję, że każdy z nas będzie aktywnie szukał możliwości do współpracy z innymi, zamiast pracować w izolacji.”

Jeśli lider uważa branie odpowiedzialności za błędy za ważną wartość, może to zdefiniować w następujący sposób: „Kolejną wartością, którą uważam za kluczową, jest branie odpowiedzialności za swoje błędy. Wszyscy jesteśmy ludźmi i wszyscy popełniamy błędy. Ważne jest jednak, abyśmy potrafili przyznać się do nich, nauczyć się z nich i podjąć działania, aby je naprawić. Oczekuję, że każdy z nas będzie miał odwagę przyznać się do swoich błędów i zrobi wszystko, co w jego mocy, aby je naprawić.”

Jeśli szef uważa uczciwość za jedną z kluczowych wartości, może to zdefiniować w następujący sposób: „Uczciwość to dla mnie podstawowa wartość, bez której trudno jest budować trwałe i efektywne relacje w zespole. Rozumiem ją jako mówienie prawdy, nawet gdy jest to niewygodne, przestrzeganie zasad, nawet gdy nikt nie patrzy, i traktowanie innych z szacunkiem i sprawiedliwością. Oczekuję, że każdy z nas będzie postępował uczciwie wobec siebie i innych, niezależnie od sytuacji. Uczciwość powinna być dla nas drogowskazem w każdej sytuacji, zarówno w pracy, jak i poza nią.”

3. Określenie zasad współpracy

Lider powinien jasno określić zasady współpracy, które będą obowiązywać w zespole. Te zasady powinny odzwierciedlać wartości menedżera i kulturę pracy, którą chce wprowadzić. Powinny one również uwzględniać specyfikę pracy zespołu i branży, w której działa firma. Zasady te można umownie podzielić na „zasady negatywne”, czyli te, których szef nie będzie tolerował, oraz „zasady pozytywne”, czyli te, które są oczekiwane i za które menedżer będzie nagradzał.

A. Przykładowe negatywne zasady współpracy

1. „Nie będę tolerował braku szacunku wobec innych członków zespołu. Każdy z nas ma prawo do bycia traktowanym z godnością i szacunkiem, niezależnie od stanowiska czy doświadczenia.”
2. „Nie akceptuję przekraczania terminów bez uzasadnionego powodu. Terminy są ustalane po to, abyśmy mogli efektywnie planować naszą pracę i spełniać oczekiwania naszych klientów.”
3. „Nie będę tolerował braku uczciwości. Oczekuję, że każdy z nas będzie postępował uczciwie, mówił prawdę i przestrzegał zasad, niezależnie od sytuacji.”

B. Przykładowe pozytywne zasady współpracy

1. „Docenię każdego, kto aktywnie szuka możliwości do współpracy z innymi i pomaga swoim kolegom, kiedy tego potrzebują.”
2. „Będę nagradzał inicjatywę i kreatywność. Jeśli macie pomysły na to, jak możemy poprawić naszą pracę, chciałbym je usłyszeć.”
3. „Cenię sobie otwartą i konstruktywną komunikację. Jeśli widzicie problemy lub macie sugestie, jak możemy coś poprawić, chciałbym, abyście się ze mną podzielili.”
4. „Docenię każdego, kto podejmuje odpowiedzialność za swoje błędy, uczy się z nich i podejmuje działania, aby je naprawić.”
5. „Będę nagradzał ciągłe doskonalenie. Jeśli podejmujecie działania, aby rozwijać swoje umiejętności i wiedzę, to będzie docenione.”
6. „Cenię sobie zaangażowanie i poświęcenie. Jeśli dajecie z siebie wszystko, aby osiągnąć nasze wspólne cele, to nie przejdzie niezauważone.”
7. „Docenię proaktywność. Jeżeli zauważycie problem i podjęcie działań, aby go rozwiązać, zanim stanie się on poważny, to będzie to dla mnie bardzo cenne.”
8. „Będę nagradzał zaangażowanie w rozwój zespołu. Jeżeli podejmujecie działania, które przyczyniają się do poprawy atmosfery w zespole, wspierają integrację czy pomagają innym w nauce, to na pewno to zauważę.”
9. „Cenię sobie elastyczność i zdolność do adaptacji. Jeżeli potraficie skutecznie dostosować się do zmieniających się warunków, nowych wyzwań czy nieprzewidzianych problemów, to będzie to dla mnie bardzo ważne.”
10. „Będę doceniał poszanowanie dla czasu innych. Jeżeli zawsze jesteście punktualni, szanujecie terminy i nie przekraczacie niepotrzebnie czasu innych, to będzie to dla mnie bardzo cenne.”

Te zasady pozytywne pokazują, że menedżer ceni nie tylko konkretne umiejętności i zachowania, ale także postawy, które przyczyniają się do tworzenia pozytywnej atmosfery w zespole, efektywnej współpracy i ciągłego rozwoju. Warto pamiętać, aby zasad pozytywnych było więcej niż negatywnych.

4. Określenie zakresu wsparcia

Szef powinien jasno określić, na jaką pomoc z jego strony mogą liczyć pracownicy, jak mogą prosić o wsparcie i w jakich sytuacjach. To jest kluczowe dla budowania relacji opartych na zaufaniu i współpracy.

A. Rodzaj wsparcia

Warto by menedżer określił jakie rodzaje wsparcia jest w stanie zaoferować. Może to obejmować wsparcie merytoryczne, takie jak pomoc w rozwiązywaniu problemów, wsparcie w rozwoju zawodowym, takie jak coaching, szkolenia czy mentoring, a także wsparcie emocjonalne, takie jak wsłuchiwanie się w problemy pracowników i oferowanie pomocy w trudnych sytuacjach. Na przykład, szef może powiedzieć: „Jestem tu, aby was wspierać. Jeśli napotkacie trudności, które nie możecie sami rozwiązać, proszę o kontakt ze mną. Mogę pomóc w rozwiązaniu problemów, mogę zaoferować wsparcie w rozwoju zawodowym, a także mogę być wsparciem emocjonalnym, jeśli tego potrzebujecie.”

B. Sposób proszenia o wsparcie.

Lider powinien również określić, w jaki sposób pracownicy mogą prosić o wsparcie. Może to obejmować konkretne kanały komunikacji, takie jak e-mail, telefon czy spotkania osobiste, a także określenie, jakie informacje powinny zawierać prośby o wsparcie. Na przykład, szef może powiedzieć: „Jeśli potrzebujecie wsparcia merytorycznego, proszę o kontakt ze mną przez e-mail, telefon lub umówcie się na spotkanie. W swojej prośbie o wsparcie, proszę o podanie konkretnej sytuacji, w której potrzebujecie pomocy, co już zrobiliście, aby rozwiązać problem, i jakie są wasze propozycje dalszych działań. W przypadku potrzeby wsparcia emocjonalnego – po prostu przychodźcie do mnie kiedy chcecie”.

C. Sytuacje, w których można prosić o wsparcie merytoryczne

Szef powinien również określić, w jakich sytuacjach pracownicy mogą prosić o wsparcie merytoryczne. Może to obejmować sytuacje, w których pracownik napotyka na trudności, które nie może sam rozwiązać, sytuacje, w których pracownik potrzebuje pomocy rozwiązaniu problemu. Na przykład, szef może powiedzieć: „Możecie prosić mnie o pomoc, gdy napotkacie na trudności, których nie możecie sami rozwiązać. Chciałbym jednak, abyście najpierw próbowali sami rozwiązać problem i szukali rozwiązania wśród kolegów i koleżanek w zespole. Jeśli to nie da Wam rozwiązania wówczas zapraszam do mnie. Nie chcę Was wyręczać w sprawach, które możecie załatwić sami lub we wsparciu współpracowników. Wierzę, że to jest klucz do waszego rozwoju.”

Określenie zakresu wsparcia to kluczowy element expose szefa. Dzięki jasnemu określeniu, na jaką pomoc z jego strony mogą liczyć pracownicy, jak mogą prosić o wsparcie i w jakich sytuacjach, szef buduje zaufanie i otwartą komunikację w zespole. To pomaga pracownikom czuć się pewnie i wspieranymi, co przekłada się na ich zaangażowanie i efektywność pracy.

5. Zakończenie expose

Na koniec expose, szef powinien dać możliwość zadania pytań, aby mógł doprecyzować swoje zasady. To jest kluczowe dla zapewnienia, że wszyscy członkowie zespołu zrozumieli i akceptują przedstawione zasady i oczekiwania.

Szef może zakończyć expose, mówiąc na przykład: „To są moje oczekiwania i zasady, które chciałbym, abyśmy wspólnie przestrzegali. Jeśli macie jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, teraz jest dobry moment, aby je zadać. Chcę, abyśmy wszyscy byli na tej samej stronie i pracowali razem jako zespół.”

W tym momencie szef powinien zachęcić do zadawania pytań odnośnie zasad i wartości, które przedstawił. Ważne jest, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania w sposób jasny i zrozumiały, aby uniknąć późniejszych nieporozumień, ale nie wchodzić w dyskusję.

Szef może również zachęcić do prywatnych rozmów po expose, jeśli ktoś nie czuje się komfortowo, pytając na forum grupowym. Może powiedzieć: „Jeśli wolicie porozmawiać ze mną prywatnie, jestem dostępny. Możemy umówić się na spotkanie lub porozmawiać przez telefon.”

Podsumowując, zakończenie expose to moment, w którym szef potwierdza swoje zasady i oczekiwania, odpowiada na pytania i zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu są na tej samej stronie. To pomaga w budowaniu zaufania, zrozumienia i efektywnej komunikacji w zespole.

Ważne zasady przy tworzeniu expose szefa

Przygotowując i wygłaszając expose warto pamiętać o 7 następujących zasadach:

1. Liczba pozytywnych oczekiwań musi być znacznie dłuższa od listy niechcianych zachowań. Lider powinien skupić się na tym, co chce zobaczyć, a nie na tym, czego nie chce. To pomaga w budowaniu pozytywnej atmosfery i motywuje pracowników do dążenia do pozytywnych wyników.

2. Expose to nie dialog, ale monolog. Expose szefa to moment, w którym szef przedstawia swoje oczekiwania i zasady. To nie jest czas na dyskusję czy negocjacje. Oczywiście, pracownicy powinni mieć możliwość zadawania pytań i wyrażania swoich wątpliwości, ale główny przekaz powinien pochodzić od szefa.

3. Na expose należy zarezerwować osobne spotkanie. Expose szefa to ważny moment, który wymaga pełnej uwagi zespołu. Dlatego najlepiej jest zarezerwować na nie osobne spotkanie, zamiast próbować włączyć je do regularnego spotkania zespołu.

4. Expose ma być określeniem przez menedżera/szefa zasad współpracy, a nie przypomnieniem regulaminu pracy. Expose menedżera powinno skupiać się na zasadach współpracy, które chce wprowadzić, a nie na przypominaniu zasad zawartych w regulaminie pracy. To jest okazja dla szefa, aby pokazać swoje podejście do pracy i oczekiwania wobec zespołu.

5. W czasie expose nie przypisuj określonych nagród i kar do zachowań. Szef powinien unikać przypisywania konkretnych nagród i kar do określonych zachowań podczas expose. Zamiast tego, powinien skupić się na ogólnych zasadach, takich jak „Docenię zaangażowanie i ciężką pracę” lub „Nie będę tolerował braku szacunku wobec innych”.

6. Pamiętaj, że expose to nie dekalog – może być zmieniane w zależności od potrzeb i okoliczności. Szef powinien być otwarty na zmiany w zasadach współpracy z zespołem. Expose to nie jest zestaw niezmiennych zasad, ale raczej wytyczne, które mogą być dostosowywane w zależności od sytuacji. Ważne, by pracownicy byli o tych zmianach informowani na bieżąco.

7. Autentyczność i empatia. Przygotowując i wygłaszając expose należy zachować autentyczność i zadbać o uwzględnienie empatii. Z jednej strony szef nie powinien udawać kogoś kim nie jest, a – z drugiej – powinien zadbać o dobre samopoczucie pracowników.

Podsumowanie

Expose szefa to kluczowe narzędzie w komunikacji i budowaniu relacji z zespołem. Przedstawienie przez lidera swojej osoby, wartości, zasad współpracy i oczekiwań pozwala na lepsze zrozumienie jego stylu zarządzania i kierunku, w którym chce prowadzić zespół. Expose powinno zawierać kilka kluczowych elementów, takich jak przedstawienie się i nazwanie intencji, określenie i wyjaśnienie wartości, określenie zasad współpracy, określenie zakresu wsparcia i zakończenie expose. Expose jest szczególnie ważne w sytuacjach takich jak tworzenie nowego zespołu, rozpoczęcie zarządzania istniejącym zespołem przez nowego menedżera, awans członka zespołu do roli lidera, dołączenie do zespołu nowego pracownika, czy zmiana hierarchii wartości lub priorytetów działania przez firmę lub szefa. Pamiętajmy, że autentyczność i empatia są kluczowe podczas przygotowania i wygłaszania expose.