Zarządzanie ludźmi w małej firmie – 7 błędów właścicieli i jak ich uniknąć

Firma rośnie. Przybywa klientów, pracowników i spraw na głowie, a Ty wciąż zarządzasz ludźmi tak samo jak wtedy, gdy było was trzech. Odpowiadasz na każde pytanie, poprawiasz po innych, a wieczorem masz wrażenie, że bez Ciebie nic się nie dzieje. Znam to z rozmów z właścicielami małych firm – i od razu powiem: to nie jest kwestia charakteru. To kwestia tego, że nikt nas nie uczy zarządzania ludźmi, zanim zaczniemy zatrudniać.

W tym tekście pokazuję najczęstsze błędy właścicieli małych firm w zarządzaniu ludźmi i to, co możesz zrobić inaczej już w tym tygodniu. Nie znajdziesz tu teorii z podręcznika – raczej to, o co najczęściej pytają mnie przedsiębiorcy na sesjach mentoringowych.

Dlaczego zarządzanie ludźmi w małej firmie jest takie trudne?

W dużej organizacji są działy HR, opisy stanowisk, procedury i menedżerowie średniego szczebla. W małej firmie wszystko to jest w głowie właściciela. Ty jesteś jednocześnie szefem, ekspertem, handlowcem i często księgowym. Kiedy zespół liczy kilka osób, da się to jakoś ogarnąć. Kiedy liczy kilkanaście – zaczyna się chaos, bo to, co było oczywiste dla Ciebie, nie jest oczywiste dla innych.

Do tego dochodzi relacja. W małej firmie ludzie są blisko, często znacie się od lat, czasem pracujecie z rodziną albo przyjaciółmi. To ogromna siła, ale też pułapka: trudniej postawić granice, powiedzieć „nie” i wymagać.

7 najczęstszych błędów właścicieli w zarządzaniu ludźmi

1. Robisz wszystko sam, bo „szybciej”

To najczęstszy błąd, jaki widzę. Właściciel jest najlepszym specjalistą w firmie, więc przejmuje zadania, które powinien zlecić. Na krótką metę rzeczywiście jest szybciej. Na dłuższą – ludzie nie uczą się samodzielności, a Ty stajesz się wąskim gardłem całej firmy.

Co zrobić inaczej: wybierz jedno zadanie, które robisz co tydzień, i przekaż je komuś razem z opisem efektu, jakiego oczekujesz. Pierwsze razy będą gorsze niż Twoje – to normalne. Więcej o tym piszę w tekście o delegowaniu zadań.

2. Oczekiwania są tylko w Twojej głowie

„Przecież wiadomo, jak to ma wyglądać” – słyszę często. Nie, nie wiadomo. Każdy pracownik ma inne doświadczenia i inaczej rozumie słowa „szybko”, „porządnie” czy „samodzielnie”. Jeśli nie nazwiesz swoich oczekiwań, ludzie będą zgadywać, a Ty będziesz się frustrować.

Co zrobić inaczej: spisz kilka najważniejszych zasad, na których Ci zależy, i przedstaw je zespołowi. W moich szkoleniach nazywam to exposé szefa – krótkim wystąpieniem, w którym mówisz, czego oczekujesz i na co możesz się umówić z ludźmi.

3. Brak wspólnych zasad współpracy

Twoje oczekiwania to jedno, a zasady, które zespół ustala wspólnie, to drugie. Kto odpowiada na maile klientów? Do kiedy zgłaszamy urlop? Co robimy, gdy ktoś nie dowiezie zadania na czas? Jeśli tego nie ma, każdy konflikt trafia do Ciebie.

Co zrobić inaczej: usiądź z zespołem i wspólnie spiszcie kilka zasad współpracy. Ludzie dużo chętniej przestrzegają reguł, które sami współtworzyli. To właśnie robimy na warsztacie kontraktu zespołowego.

4. Unikasz trudnych rozmów

Ktoś się spóźnia, ktoś robi błędy, ktoś psuje atmosferę – a Ty odkładasz rozmowę, bo „to dobry człowiek”, „szkoda relacji” albo „może samo przejdzie”. Nie przejdzie. Pozostali pracownicy widzą, że nic się nie dzieje, i tracą motywację.

Co zrobić inaczej: rozmawiaj wcześnie i konkretnie. Opisz zachowanie, jego skutek i to, czego oczekujesz na przyszłość. Na szkoleniach uczę do tego metody FUKO+, która pomaga powiedzieć trudne rzeczy bez oceniania człowieka. Więcej znajdziesz na stronie szkolenia Feedback w zespole.

5. Chwalisz za rzadko albo ogólnikowo

W małych firmach często panuje zasada „jak nie krytykuję, to znaczy, że jest dobrze”. Tylko że ludzie tego nie wiedzą. Brak docenienia jest jednym z częstszych powodów, dla których dobrzy pracownicy odchodzą.

Co zrobić inaczej: doceniaj konkretnie – nazwij, co ktoś zrobił dobrze i dlaczego to było ważne dla firmy. Jedno zdanie powiedziane szczerze działa lepiej niż premia, o której nikt nie wie, za co jest.

6. Traktujesz wszystkich tak samo

Jeden pracownik potrzebuje jasnych instrukcji, inny swobody, jeszcze inny – rozmowy i poczucia, że jest częścią zespołu. Jeśli do wszystkich mówisz tak samo, część ludzi Cię nie usłyszy. W pracy z zespołami korzystam z modelu DISC, który pomaga zrozumieć, dlaczego ludzie różnie reagują na te same komunikaty, i jak się do nich lepiej dopasować.

7. Nie rozwijasz siebie jako szefa

Właściciel inwestuje w sprzęt, marketing i szkolenia branżowe dla zespołu, ale rzadko we własne umiejętności zarządzania ludźmi. A to od nich w małej firmie zależy najwięcej. Przy kilkunastu osobach styl zarządzania właściciela jest kulturą organizacyjną całej firmy.

Co zrobić inaczej: potraktuj zarządzanie ludźmi jak kompetencję, której można się nauczyć. Możesz to zrobić na szkoleniu, w pracy z coachem albo z mentorem – zależnie od tego, czego potrzebujesz.

Szkolenie, coaching czy mentoring – co wybrać jako właściciel firmy?

• Mentoring biznesowy – gdy potrzebujesz rozmowy z kimś, kto zarządzał ludźmi i firmą, i chcesz usłyszeć konkretne rady: jak zbudować strukturę, kogo zatrudnić jako pierwszego kierownika, jak ułożyć odpowiedzialności.
• Coaching biznesowy – gdy wiesz, co powinieneś robić, ale coś Cię blokuje: trudno Ci oddać kontrolę, unikasz konfrontacji, działasz w ciągłym stresie.
• Szkolenie z zarządzania zespołem – gdy w firmie są już kierownicy i chcesz, żeby wszyscy zarządzali według podobnych zasad.

Coaching i mentoring to u mnie dwie osobne usługi – na początku wspólnie wybieramy tę, która lepiej pasuje do Twojej sytuacji.

Od czego zacząć już w tym tygodniu?

1. Wypisz zadania, które robisz, a które mógłby robić ktoś inny. Wybierz jedno i przekaż je dalej.
2. Zapisz na jednej kartce 5 rzeczy, których oczekujesz od zespołu. Porozmawiaj o nich z ludźmi.
3. Umów rozmowę 1:1 z każdym pracownikiem i zapytaj: co Ci przeszkadza w pracy i czego potrzebujesz ode mnie?
4. Jeśli od miesięcy odkładasz jakąś trudną rozmowę – zaplanuj ją na konkretny dzień.

FAQ – często zadawane pytania