Dotychczasowe informacje na temat stresu oraz technik radzenia sobie z nim były skierowane do ogółu. Tym razem chcę skoncentrować się na jednej grupie, a dokładniej rzecz biorąc na menedżerach. Ich rola w firmie jest wyjątkowa i związana z nieco innymi stresorami niż w przypadku  pozostałych pracowników. Stres w pracy menedżera jest – poniekąd – wyjątkowy. Osoby zarządzające innymi muszą zmagać się nie tylko z własnym stresem, ale także zarządzać stresem występującym w podległym im zespole. Jak to robić? Zacznijmy od pierwszej kwestii.

Stres w pracy menedżera – zarządzanie własnym stresem

Sytuacja menedżera w firmie jest szczególna. Z jednej strony ma on zarządzać podległym sobie zespołem, a z drugiej realizować cele wyznaczane przez firmę. Czasem czuje się on jakby był między młotem a kowadłem, a oczekiwania wobec niego mogą być źródłem powstawania nadmiernego stresu. Michael Armstrong, brytyjski ekspert w dziedzinie zarządzania zasobami ludzkimi, w książce pt. „Vademecum jeszcze lepszego menedżera” podaje dziesięć zaleceń, które możesz wykorzystać w swojej pracy.

  1. Ustal dlaczego jesteś zestresowany. Aby skutecznie zarządzać swoim stresem musisz wiedzieć co go powoduje i jakie są jego przyczyny. Usiądź wygodnie, weź kartkę papieru, albo otwórz aplikację do robienia notatek i zrób listę czynników, które powodują Twój stres. Aby wiedzieć, które z nich są najsilniejsze uporządkuj je od najmocniejszego do najsłabszego. Wiedza o źródłach stresu jest kluczowa.
  2. Porozmawiaj o swoim stresie z drugą osobą. Rozmowa z drugim człowiekiem o źródłach stresu może przynieść Ci ulgę. Aby taka rozmowa miała przynieść tę korzyść musisz wybrać osobę, przed którą czujesz się zupełnie swobodnie i której ufasz. To może być Twój życiowy partner, przyjaciel, albo ktoś ze współpracowników.
  3. Dowiedz się jaką pomoc możesz uzyskać w organizacji. Niektóre firmy opłacają swoim menedżerom konsultacje ze specjalistami w różnych dziedzinach, także w temacie redukcji nadmiernego stresu. Inne mają specjalistów w dziale personalnym, którzy mogą udzielić wsparcia. Sprawdź jakie masz opcje w tym zakresie.
  4. Przedyskutuj z przełożonym zakres swoich obowiązków i terminy wykonania zadań. Częstym źródłem stresu menedżerów jest nadmiar obowiązków, które są im delegowane. Problem może tkwić zarówno w bardzo wymagającym przełożonym, jak i menedżerze, który przyjmuje na siebie zbyt dużo, bo – albo nie umie odmówić, albo chce się wykazać przed swoim szefem. Porozmawiaj o tym ze swoim bezpośrednim przełożonym.
  5. Deleguj więcej. Wielu menedżerów obawia się delegowania pracownikom zadań, co powoduje, że są przeciążeni. Tymczasem podstawowym zadaniem menedżera jest umiejętne zarządzanie pracą podległych mu ludzi. To zaś dokonuje się między innymi przez delegowanie zadań. Jeśli czujesz się przeciążony ilością zadań, które masz wykonać, rozważ te, które możesz delegować swoim pracownikom. Jeśli natomiast uważasz, że Twoi ludzie są przeciążeni pracą i nie mogą przyjąć nowych zadań to wróć do punktu czwartego i porozmawiaj ze swoim przełożonym.
  6. Ustal priorytety. Efektywny i dbający o niski poziom stresu menedżer ma jasno ustalone priorytety. Koncentruje się na sprawach, które są ważne i pilne i tymi zajmuje się w pierwszej kolejności. Wykonanie zadań ważnych, ale niepilnych planuje na przyszłość. Zadania pilne, ale nieważne – deleguje innym, a pozostałymi się nie zajmuje. Ustal priorytety swojej pracy. Przedyskutuj je ze swoim bezpośrednim przełożonym.
  7. Rób sobie przerwy. Abyś mógł efektywnie pracować musisz robić sobie przerwy. Krótkie przerwy w pracy pomogą Ci w redukcji stresu, a dodatkowo mogą być okazją do budowania wspierających relacji z pracownikami i współpracownikami.
  8. Nie zostawaj w pracy po godzinach. Twoja praca powinna być tak zorganizowana, abyś wykonał ją w przewidzianym na nią czasie. Jeśli chcesz być efektywnym pracownikiem i dobrym menedżerem musisz dbać o swoje życie prywatne i wspierające relacje poza pracą.
  9. Nie zabieraj pracy do domu. W domu masz mieć czas na bycie z Twoimi bliskimi, odpoczynek i regenerację. Nie odbieraj firmowych maili, ani telefonów. Ustal z pracownikami granice, które będziecie wzajemnie szanować.
  10. Regularnie poświęcaj czas na aktywność fizyczną. Uprawianie sportu, albo przynajmniej niewielka aktywność fizyczna wpływają na redukcje nadmiernego poziomu stresu. Po ciężkim dniu pracy idź na spacer, rower, siłownię, albo basen. Wybierz taki poziom, który jest dopasowany do Twojej kondycji fizycznej i stanu zdrowia.

Oznaki nadmiernego stresu w zespole

Stres w pracy menedżera to nie tylko to, czego doświadcza on sam. Na poziomie całego zespołu lub nawet całej organizacji można zauważyć zwiększone występowanie niepożądanych wskaźników, które świadczą o występowaniu dystresu wśród ludzi, którymi zarządza. Warto być czujnym i uważnym, bo jeśli te czynniki występują często i nie są pojedyncze, może to oznaczać konieczność zajęcia się redukcją ogólnego poziomu stresu w zespole.

Do tych czynników należą:

  • zwiększona liczba nieobecności pracowników,
  • zwiększona zapadalność na infekcje (pogorszony stan zdrowia),
  • spadek produktywności,
  • obniżenie jakości pracy,
  • niedotrzymywanie realnych terminów,
  • kłótnie i konflikty między pracownikami,
  • zwiększona ilość plotek,
  • zwiększona liczba ilość skarg ze strony klientów

Przygotuj listę kontrolną z czynnikami z powyższej listy. Przynajmniej raz w tygodniu zaznacz na niej elementy, które aktualnie zauważasz w swoim zespole. Jeśli chcesz – choć to niekonieczne – przy każdym czynniku może zastosować skalę, gdzie 0 (zero) oznaczać będzie zupełny brak występowania danego objawu, a 10 – występowanie go w maksymalnym stopniu. To jak będziesz oceniać występowanie czynników zależy od Ciebie i Twojego menedżerskiego wyczucia, dlatego nie podajemy Ci ani klucza do listy, ani szczegółowych wskazówek jak oceniać, np. „spadek produktywności”, czy „obniżenie jakości pracy”. Wierzę, że jako menedżer będziesz wiedzieć, jak to zrobić.

Jak – jako menedżer – możesz pomóc swoim pracownikom w redukcji nadmiernego stresu?

Redukowanie ogólnego poziomu stresu w zespole, którym zarządzasz to jeden z Twoich obowiązków. Jak możesz pomóc swoim ludziom? Oto 5 przydatnych wskazówek.

  1. Stawiaj adekwatne wymagania

Zadbaj o to, by stawiać pracownikom wymagania, które są adekwatne do ich kwalifikacji i umiejętności. Twój pracownik powinien:

    • dokładnie wiedzieć, czego od niego wymagasz,
    • czuć, że posiada wszystko, co jest potrzebne (kwalifikacje i narzędzia), by tym wymaganiom sprostać.

Możesz podnosić poprzeczkę, ale zawsze musi temu towarzyszyć dobra intencja – chcę pomóc pracownikowi w rozwoju, a nie udowodnić, że nie podoła wymaganiom. Wymagaj i bądź konsekwentny. Ludzie lubią wiedzieć, czego ich przełożeni od nich oczekują, a ta wiedza pozwala im unikać niepotrzebnego stresu.

  1. Udzielaj informacji zwrotnej

Staraj się też o to, aby na bieżąco przekazywać Twoim ludziom informację zwrotną. Nie udzielając na bieżąco informacji zwrotnej, możesz przyczyniać się do powstawania niepotrzebnego stresu. Ludzie chcą wiedzieć, co mogą poprawić w swojej pracy. Lubią być też docenieni, gdy ich praca spełnia oczekiwania menedżera. Doceniaj swoich pracowników i koryguj, gdy będzie taka potrzeba.

  1. Spodziewaj się dobrego

Spodziewaj się od swoich ludzi tego, co najlepsze, a to dostaniesz. Wierz w ich dobre intencje i możliwości. Doceniaj nawet małe przejawy oczekiwanych zachowań. Spencer Johnson pisze: „Jeśli chcemy nauczyć kogoś jak być asem, to najważniejszą rzeczą jest przyłapanie go na robieniu czegoś dobrze. Z początku może to być mniej więcej dobrze, a potem należy stopniowo przesuwać granicę w kierunku pożądanego zachowania”.

  1. Ograniczaj kontrolę

Menedżerowie, którzy nie ufają swoim pracownikom i kontrolują ich na każdym kroku, są przyczyną wielu frustracji i niepotrzebnego stresu. Pamiętaj, że ograniczanie kontroli musi być dostosowane do etapu rozwoju pracownika. Kontroli ze strony menedżera będzie i powinno być dużo, gdy mamy do czynienia z nowym członkiem zespołu, który musi poznać specyfikę pracy i zasady jej wykonywania. Gdy jednak przekonasz się już, że pracownik większość swoich zadań wykonuje w należyty sposób – wtedy zmniejsz poziom kontroli. Najmniejszy poziom kontroli wykaż wobec osób, które są na swoich stanowiskach pracy samodzielnymi specjalistami. Pamiętaj, że zaufanie w relacji menedżer – pracownik budowane jest na przestrzeni czasu, zaś jego przejawem jest ograniczanie kontroli.

5. Okazuj wsparcie

Pracownicy są mniej zestresowani, jeśli menedżerowie okazują im szacunek, zrozumienie i są wobec nich szczerzy. Znajdź czas na rozmowę ze swoim pracownikiem i udziel mu wsparcia. Nie chodzi o to, by być na każde zawołanie swoich ludzi i zaspokajać każdą ich potrzebę. Muszą oni jednak wiedzieć, że mogą na Ciebie liczyć, także wtedy, gdy będą się czuli skrzywdzeni jakimiś decyzjami firmy.

Jak okazywać wsparcie? Rozmawiaj ze swoimi pracownikami o stresie, który jest wpisany w środowisko pracy. Zwracaj uwagę zarówno na indywidualne oznaki stresu, jak i na jego ogólny poziom w Twoim zespole. Pamiętaj także o tych członkach zespołu, którzy – być może – pracują w innych miejscach albo zdalnie. Im też potrzebne jest Twoje wsparcie.

6. Sprzyjaj przyjaznym relacjom w miejscu pracy

W badaniu przeprowadzonym przez firmę Hays na 3200 osobach pracujących w Polsce okazało się, że dwa najważniejsze czynniki, które wpływają na satysfakcję w pracy to:

    1. dobra atmosfera
    2. dobre relacje z przełożonym.

Podstawą są relacje. Ludzie, którzy spędzają w pracy dużą część swojego czasu, chcą pracować wśród ludzi, z którymi mają pozytywne relacje. Dbaj więc o to, aby w Twoim zespole kształtowały się wspierające i przyjazne kontakty.

Co możesz zrobić?

    • Poświęć czas, by poznać każdego członka swojego zespołu osobiście. Twoim zadaniem jest pogodzenie różnorodności swoich ludzi i wykorzystanie jej do rozwoju.
    • Dbaj o komunikację w Twoim zespole.
    • Szanuj każdego i ucz postawy szacunku.
    • Nie sugeruj się plotkami.
    • Nie pozwól na zakulisowe gierki i próby wykluczenia kogokolwiek.
    • Relacje buduj na szczerości i szacunku.

Jeśli uda Ci się to osiągnąć, to Twoi ludzie będą odczuwali mniej stresu. Ty będziesz się cieszyć zintegrowanym zespołem ludzi, którzy lubią swoją pracę.

Pamiętaj, że stres w pracy menedżera ma dwa wymiary. Zarządzanie stresem w zespole jest nie tylko dbaniem o Twoim pracowników, lecz jest także przejawem troski o siebie. Stres występujący w zespole wpływa.

Jak pomóc pracownikom stresującym się zmianami?

Zmiany są jednym z najczęściej występujących stresorów wśród pracowników. Każdy z nas może stresować się zmianami, zwłaszcza jeśli dotyczą one pracy. Co Ty jako menedżer możesz zrobić, aby pomóc swoim pracownikom radzić sobie ze stresem, który towarzyszy im w takich sytuacjach? Poznaj sześć wskazówek.

  1. Pozwól wyrażać emocje

Gdy zmiany są niekorzystne, zbyt częste albo nieoczekiwane, to członkowie Twojego zespołu mogą czuć złość, smutek, rozgoryczenie, wściekłość, zawód, zmęczenie, a nawet rezygnację.

Co możesz zrobić?

    • Nie zaprzeczaj tym emocjom – każda emocja jest dobra.
    • Nie próbuj im mówić, że nie powinni czuć tego, co czują.
    • Nie ukrywaj też swoich emocji, nazwij je.
    • Daj ludziom poczuć, że jesteś razem z nimi w tym co przeżywają.
  1. Rzetelnie informuj na temat zmiany

Twoim zadaniem jest przekazać w zespole rzetelne i sprawdzone informacje o tym co – np. z woli firmy – ma nastąpić. Ludzie tym bardziej obawiają się zmiany, im mniej o niej wiedzą.

    • Dementuj publicznie plotki, jeśli takie dochodzą do Ciebie.
    • Zachęć ludzi, by zadawali Ci pytania oraz wyrażali swoje wątpliwości.
    • Jeśli czegoś nie wiesz, to powiedz o tym, a następnie się dowiedz i przekaż tę informację Twoim ludziom.

Rzetelne informacje na temat zmiany obniżą stres w Twoim zespole.

  1. Pokazuj pozytywne strony zmiany

Przygotuj sobie pakiet pozytywnych argumentów, aby pokazać swoim ludziom, że zmiana jest potrzebna. Wskaż korzyści, które wynikają z niej zarówno dla każdego z nich indywidualnie, jaki i dla całego zespołu oraz organizacji.

Gdy ukażesz ludziom pozytywne aspekty zmiany, Tobie i im łatwiej będzie poradzić sobie z oporem, który w takich sytuacjach jest normalny.

  1. Znajdź pozytywny przykład zmiany

Twoi ludzie potrzebują usłyszeć, że ktoś przeszedł przez podobną zmianę z sukcesem. Jeśli to jesteś Ty, to koniecznie opowiedz o tym procesie. Jeśli nie masz takich doświadczeń, to poszukaj przykładów z innych działów firmy albo nawet spoza niej.

Sama informacja, że inni przez to przeszli, redukuje negatywny stres. Zredukujesz go jeszcze bardziej, jeśli opowiesz, że zmiana była korzystna.

  1. Bądź wsparciem w zmianie

Jeśli chcesz, by Twoi ludzie lepiej radzili sobie ze stresem w zmianie – bądź dla nich wsparciem.

    • Powiedz, że mogą na Ciebie liczyć i spraw, by nie były to tylko puste słowa. Jeśli obawiasz się, że ludzie będą tego nadużywać – określ wyraźne granice tego wsparcia (np. kiedy mogą liczyć na rozmowę).
    • Zachęć, by otwarcie mówili o tym, czego potrzebują i jak czują się w procesie przechodzenia przez zmianę.
  1. Przyzwyczajaj ludzi do robienia nowych rzeczy

Ludzie przyzwyczajeni do stawiania czoła wyzwaniom lepiej radzą sobie ze stresem. Zachęcaj pracowników do wychodzenia poza strefę komfortu. Stwarzaj okazję, aby mogli to robić w miejscu pracy. Dbaj o to, by te wyzwania były na miarę ich możliwości i by zakończyły się sukcesem. Upieczesz wtedy dwie pieczenie na jednym ogniu – pomożesz Twoim ludziom w rozwoju i nauczysz ich radzenia sobie w sytuacjach stresowych.

Pamiętaj, że zarządzając stresem w zespole, pomagasz też sobie. Mniej stresu w zespole oznacza mniej stresu w Twoim życiu.

Chcesz zmienić swoje życie i potrzebujesz wsparcia? Zapraszam na coaching!

Opłaty za coaching należy wnieść po uprzednim ustaleniu terminu sesji.
W razie pytań pisz lub dzwoń.

Kontakt